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用Excel輕鬆進行人脈管理
http://epaper.pchome.com.tw/archive/last.htm?s_date=old&s_dir=20051004&s_code=0185&s_cat=科技電腦

作者：陳銘華（本文摘自《PC Office》NO.99　10月號）

透過網路，我們認識朋友的機會要比以往來得更多。不論你是學生或是上班族，你的手機、通訊錄、電子郵件信箱中一定有很多的聯絡人名單。你的手中可能有一堆通訊錄、還有歷年來廠商、同事的名片，可是要怎樣才能充份運用這些資源呢？上一期的PC Office已經教導過你人脈管理的觀念以及應用的技巧，這次我們就要介紹簡易的EXCEL管理方式，讓您輕鬆建立專屬的人脈資料庫，隨時掌握人際脈動。



透過EXCEL各種功能，你可以有效管理你的聯絡人資料。



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使用工作表進行人脈分類

管理這些眾多資料的第一步，你要先針對這些資料進行整合的動作。首先，先把手上所有的名片內容或是其它的通訊錄資料進行建檔，將名片上所有的資料都輸進電腦裡，例如：姓名、電話、電子郵件、公司電話…等等，只要是名片上有的資料，千萬不能漏掉，一定要做到最完整，各個欄位資料可以視情況增加，在建檔的同時，即隨手做好分類的動作。

1.由於你的聯絡人類別可能有很多（例如：親戚、同事……）你可以針對不同的類別，建立不同的Sheet。首先「Sheet1」頁籤上按下滑鼠右鍵，點選「重新命名」選項，「Sheet1」會呈現反白狀態，即可針對該工作表更改名稱(圖1)。
2.除此之外，在「Sheet1」頁籤上點滑鼠左鍵兩下，也可以達到更改名稱的效果。
3.本文的分類方式以關係來做為分類方式，因此將第一個工作命名為「同學」(圖2)。
4.之後再利用「插入」/「工作表」的方式，新增其它的類別(圖3)。



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建立基本資料並加入個人化資訊

將連絡人透過工作表分類完成後，就開始建立基本資料與個人化的資訊。如果，剛開始不知道該設立哪些欄位，可以參考名片上面所列的資料，儘可能的將名片上所有資料都輸進Excel裡，方便日後進行管理。

1.從A1儲存格開始輸入基本欄位，依序為「頭銜、姓名、公司、部門、職稱、公司地址、公司傳真、公司電話、公司代表線、行動電話、公司電子郵件信箱」，基本欄位盡量以連絡人的基本資料為主(圖4)。
2.鍵完基本資料後，開始加入個人化資訊的欄位，儘可能的搜集資訊，如果沒有資料暫時留白也沒關係，先把欄位設定好，往後隨時更新內容(圖5)。


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隨時更新聯絡記錄

由於我們時常會有一些朋友的聯絡資訊會更改，為了保持聯絡資料的有效性，養成習慣在檔案中更新連絡記錄，建議再獨立出一個工作表，專門來管理聯絡記錄。但在連絡人主檔裡，必須加記最後一次連絡的時間，與連絡方式。

1.先於主工作表上加入「最後一次聯絡時間」與「最後一次聯絡方式」欄位(圖6)。
2.接著，為了記錄與連絡人之間的歷史記錄，可再新增一張工作表來儲存(圖7)。
3.在B1儲存格輸入連絡人姓名，選取B1與C1儲存格，點選「跨欄置中」按鈕，A2~A5儲存格依序輸入連絡次數(圖8)。



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建立超連結資訊

我們在前面新增了一個獨立的表格，用來紀錄與聯絡人的最後一次聯絡資訊。目前這個表格與我們的通訊錄並沒有關連，為了讓兩者產生關連，我們可以用超連結的方式將兩者串聯起來。

1.將游標移到B1儲存格，點選「插入」/「超連結」項目(圖9)。
2.並設定連結回「同學」工作表的B2儲存格(圖10)。
3.現在，回到「同學」的工作表中，檢查我們剛剛即可利用超連結的功能，串連兩張工作表的資訊。



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善用查詢功能-排序

把所有的資料建立完畢後，如何從眾多連絡人中迅速找到所要的相關資料，此時則要善用在Excel所提供簡便的排序、篩選與尋找的功能，方便日後管理。

1.首先點選C2儲存格，再點選「資料」/「排序」項目(圖11)，即可跳出排序視窗供你選擇排序方式。
2.在排序視窗中可以在「主要鍵」選擇做為主要排序的欄位，再選擇依「遞增」或「遞減」排序(圖12)。
3.在此我們選擇公司做為主要鍵來排序，點選確定鈕後，即可在工作表中看到排序結果(圖13)。
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建立試算表的篩選功能

資料經過排序後，還是無法找到你想要的資料該怎麼辦？此時你可以透過篩選功能，做更智慧的資料查詢。

1.首先選取第一列資料，再點選「資料」/「篩選」/「自動篩選」項目(圖14)。
2.現在，你會可在第一個列標題列上看到篩選鈕「(」的顯示(圖15)。
3.你可以利用這些篩選按鈕，來進行各種尋找不同類型聯絡人的工作。



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善用篩選功能查詢

現在，我們要利用自定篩選條件，來找出在我們的聯絡人清單中，公司名稱裡頭包含「電視」的資料列。

1.點選「公司」欄的「(」鈕，點選「自訂」項目(圖16)，即可跳出「自訂快速篩選」視窗。
2.設定篩選條件為欄位中「包含」「電視」這個關鍵字的資料列(圖17)。
3.設定完篩選條件後，則在工作表內只看得到符合篩選條件的資料列(圖18)。
4.篩選的條件設定越多，所篩選出來的資料越細，越能符合你的需求。
5.如果已知特定的關鍵字，則可透過點選「編輯」/「尋找」的功能，直接輸入要尋找的關鍵字，即可立刻找出符合的資料列了。